会計ソフトを活用していますか?(入力編)

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会計ソフトの役割とは

会社で必須の部門として経理部門があります。小規模のところでは、社長が兼務したり、経理専属の人がいれば経理部の人が、あるいは会計事務所に経理業務をそのまま外注しているパターンもあるかもしれません。

さて、誰が経理をするにしても会計ソフトを使うことにより会計業務をより効率的に行うことができることは異論ないことですが(私の先輩の時代は帳簿をすべて手書きで行っていた時代があり、元帳の1円のずれを徹夜で合わせたなんて話を聞きましたが・・・)、今回は会計ソフトの「入力」業務に焦点をあてて「会計ソフトでは何ができるのか」考えていきます。

会計ソフトにはどんな機能があるの

会計ソフトの機能を大きく分類すると「入力」「出力」の機能があります。

入力機能は、現金や通帳の取引内容を登録する会計ソフトの基本機能です。一般的な流れでは「取引発生」→「(入力伝票起票)」→「会計ソフトへ入力」となります。最近は銀行取引やクレジットカードデータなどを自動で取り込み、仕訳を自動計上する機能が各会計ソフトメーカーから出ています。

出力機能は、上記の入力したデータをもとに試算表や決算書を出力したり、将来の予算管理や投資の意思決定の判断に使用したりします。

入力機能については、ある程度の知識があれば誰でも操作することが可能ですが、入力時間には個人差がでます。また、入力精度についても同様に個人差がでてしまいます。そのため、この入力時間(作業時間)を極力削減して、その精度を高めることが重要になってきます。

そして、その削減できた時間を他の付加価値の高い仕事に充てていきます。

入力作業の省力化

入力作業を省力化するためには会計ソフトの機能をフル活用することをおすすめします。そのポイントは2つあります。

  1. 仕訳辞書機能(伝票辞書機能)を使う
  2. 銀行データやクレジットカードデータの連携機能を使う

入力作業の省力化では2の銀行データ連携機能の記事を多くみかけます。ですが、現状の実務では1と2を組み合わせていくのがベストだと思います。

それでは今回は1について書いていきます。

<弥生会計の場合>

帳簿や伝票で頻繁に入力する仕訳や摘要を登録するための「仕訳辞書」「伝票辞書」「摘要辞書」があります。辞書に登録した仕訳や摘要は、帳簿や伝票で入力することができます。

<マネーフォードクラウド会計の場合>

具体的な取引をあげた方がイメージしやすいので、下記の給与支払いの仕訳を計上する場合、

仕訳辞書に登録しておけば、上記の給与仕訳を入力するとき「日付」と「金額」のみを打ち込むだけで済みます。これだけで随分と入力作業が楽になります。

※応用編として給与計算ソフトから会計ソフトへ連動させる方法もあります。

まとめ

会計ソフトの入力機能について書きました。今使っているソフトでも、既存で付いている機能を使いこなせば入力作業がぐんと楽になります。以前に会計ソフトをパソコンにいれて使うようになったけど、使い方は変わっていないな~という方は是非試してみる価値はあると思います。

そして、その削減できた時間を他のより付加価値の高い仕事にあてていくと、同じ時間でも仕事の密度がより濃いものになります。

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